不知道說過多少次，企業(yè)一定要注意用章安全，特別是印章管理人員，別說用章流程不規(guī)范，哪怕就是正常按照規(guī)范流程用章，都可能被別有用心之人“鉆空子”。結(jié)果到頭來，你什么都沒做，公司平白無故就損失巨額資產(chǎn)，有些甚至過億元，這哪說理去？
還真別不信，這種事可不少見。這不，某公司勞務(wù)分包出去的某項目部謝某，用一個“蘿卜章”私自代表公司跟他人簽訂合同，沒有經(jīng)過總公司核查，直到收到法院傳票才知道怎么回事，結(jié)果分包出去的項目部惹下的禍，還是全部都算在了總公司頭上。
具體怎么一回事呢，接下來咱們就一起看看。
案情回顧
該案子案號為（2019）魯10民終3261號。
在這個案子中，王某是出租建筑器材的，謝某是從武漢某成公司勞務(wù)分包了部分業(yè)務(wù)的，具體來說是分包了“山東文登抽水蓄能電站業(yè)主營地房屋建筑工程-建筑結(jié)構(gòu)安裝勞務(wù)工程”。
說白了，謝某就是個包工頭。這個包工頭私自刻了一個“蘿卜章”，即武漢某成公司文登項目部公章，并用這個公章與王某簽訂了《建筑器材租賃合同》，后來因為武漢某成公司文登項目部欠付王某租賃費，王某將謝某和武漢聯(lián)成公司訴至法院。
該案已經(jīng)過二審，二審法院維持了一審判決。針對武漢某成公司是否應該對欠付王某的租賃費承擔責任，二審法院認為：
租賃合同是出租人將租賃物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同。文登房建項目部、謝某與王某簽訂建筑器材租賃合同后，案涉建筑器材由王某送至武漢某成公司承包的工地，且由謝某安排工作人員實際接收使用，武漢某成公司理應支付案涉租賃物的租賃費。
至于武漢某成公司文登房建項目部能否代表武漢某成公司簽訂合同，以及武漢某成公司將案涉工程分包謝某施工，系武漢某成公司內(nèi)部管理問題，不影響其對外承擔民事責任。也就是說，即使公司勞務(wù)分包出去成立的項目部蓋的“蘿卜章”，公司也需要承擔責任。
案情看法
在這個案件中，武漢某成公司將項目分包出去之后，本以為就高枕無憂，沒想到包工頭謝某打著總公司的名義進行設(shè)備租賃、而且不付錢，最后法院判決設(shè)備租賃費由總公司承擔。雖然后續(xù)武漢某成公司可以追究包工頭謝某的責任，但是這一來一回，由于涉及法律訴訟，給公司帶來了不少的麻煩。
從這個案件當中可以看到，公司在對外承包項目時，一定要對分包人的用章行為需做好監(jiān)管，即使是分包人的“蘿卜章”也要妥善監(jiān)管，以防范法律風險。對于別有用心之人來說，“蘿卜章”并不難得，企業(yè)要想規(guī)避己方“蘿卜章”埋下的大坑，就得通過企業(yè)管理制度的設(shè)計，來防范類似的事情發(fā)生。
企業(yè)可以通過以下幾個方面，來加強對印章的管控。
1、完善用章的管理
加強對企業(yè)用章的管理，這包含章的刻制和章的作廢兩方面。對關(guān)聯(lián)機構(gòu)，包括分公司、勞務(wù)分包出去成立的項目部、公司的代理人等關(guān)聯(lián)機構(gòu)和人員，明確印章刻制的業(yè)務(wù)流程，制定印章刻制的可以付諸實施的審批程序，刻制好的印章要明確印章使用范圍、啟用時間，作廢的章要留存好作廢記錄，并強化對關(guān)聯(lián)機構(gòu)管理層關(guān)于用章制度的培訓。
2、完善合同管理制度
規(guī)范好合同審批管理制度，規(guī)定公司各成員在簽訂合同時，根據(jù)人員的身份不同，設(shè)定不同的審批流程，做到任何涉及用章行為的文章，都要向公司備案。
3、使用電子簽章。
通過電子印章建立線上審批流程，完成對各種合同文件的簽字蓋章。還可以根據(jù)需要，設(shè)置不同人員的印章使用權(quán)限，確保印章審批使用流程的順暢，實現(xiàn)隨時隨地采用電子簽章簽署文件。
隨著《電子簽名法》的實施和完善，電子印章的法律效力得到了國家法律的認可和保護。在合同簽署、文件流轉(zhuǎn)等場景中，電子印章與實體印章具有同等的法律效力。如此一來，也不用擔心使用電子印章簽署合同文件的法律保護問題。
而且，使用電子印章除了可以加強對印章的使用管控、減輕印章風險之外，還能大幅提升企業(yè)內(nèi)部的用印審批效率，且節(jié)省與制作、存儲、運輸相關(guān)的成本，同時也能減少紙張和其他辦公用品的消耗。對于需遠程簽署或者多方簽署的合同文件時，電子印章能顯著加快文件簽署過程，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳遞所需的時間，為企業(yè)的業(yè)務(wù)往來提供便利。
如果企業(yè)沒有足夠的開發(fā)實力和資源搭建內(nèi)部獨立的電子簽章系統(tǒng)，可通過簽盾電子合同簽約平臺等第三方平臺，實現(xiàn)所有線上簽署流程。在享受電子印章給企業(yè)帶來安全、便利、低成本等好處的同時，也能避免一些因為各種“蘿卜章”印發(fā)的麻煩和風險。
如果你還沒使用過電子印章，那就趕快使用電子印章起來吧，相信用過之后你一定會愛不釋手。如果關(guān)于電子簽約有更多的問題想要溝通，也歡迎咨詢，我們在電子合同簽約領(lǐng)域有著多年的使用經(jīng)驗，各種電子簽約問題都能給到相應的建議，希望大家能通過交流一同成長進步。
