在當(dāng)今數(shù)字化辦公蓬勃發(fā)展的背景下，電子簽約憑借其便捷高效、成本低廉的優(yōu)勢(shì)，已成為眾多企業(yè)和個(gè)人在辦公簽約時(shí)的首選方式。特別是對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，使用電子合同簽約與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件簽約，本質(zhì)上沒(méi)有太大差別，只是切換了簽約方式，但是合同簽署所付出的成本要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于紙質(zhì)簽約，如果合同簽署量大，每年因此可以節(jié)省數(shù)萬(wàn)乃至數(shù)十萬(wàn)、上百萬(wàn)的成本，大幅環(huán)節(jié)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本壓力。
在電子合同簽署過(guò)程中，電子印章的使用非常關(guān)鍵，它是確保所簽署合同的法律效力的關(guān)鍵。因此，隨著電子合同簽約的盛行，電子印章的使用也日益廣泛。那么，企業(yè)如何申請(qǐng)一枚合法合規(guī)具備法律效應(yīng)的電子印章呢？以下步驟將為您詳細(xì)解答。
明確法規(guī)要求
首先，企業(yè)在申請(qǐng)電子印章前，需明確國(guó)家相關(guān)法律及電子印章行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。這是確保電子印章真實(shí)有效、具備法律效力的基礎(chǔ)。只有遵循這些規(guī)定，才能保障電子印章在電子合同文件上的合法性和有效性。
選擇可靠服務(wù)商
接下來(lái)，企業(yè)應(yīng)選擇具備合法資質(zhì)的第三方電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)（CA機(jī)構(gòu)）進(jìn)行電子印章的申請(qǐng)。這些機(jī)構(gòu)通常由國(guó)家密碼管理局或相關(guān)權(quán)威部門許可，能夠提供安全可靠的電子印章解決方案。此外，企業(yè)還可以選擇與CA機(jī)構(gòu)建立合作的第三方電子合同簽約平臺(tái)，如簽盾等。在這些平臺(tái)上提交電子印章申請(qǐng)，可以更加便捷地完成信息同步和證書(shū)申請(qǐng)，通常幾分鐘內(nèi)即可完成。
準(zhǔn)備并提交申請(qǐng)材料
在選定服務(wù)商后，企業(yè)需要準(zhǔn)備并提交必要的申請(qǐng)材料。這些材料包括但不限于企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)辦理人身份證件及授權(quán)委托書(shū)、企業(yè)公章印模等。在提交前，平臺(tái)通常會(huì)提供詳細(xì)的指引，幫助企業(yè)順利完成材料準(zhǔn)備。
完成實(shí)名認(rèn)證
為確保電子印章的真實(shí)性和合法性，企業(yè)及法定代表人還需完成實(shí)名認(rèn)證程序。這一步驟可能包括線上提交資料、視頻驗(yàn)證或線下文件審核等。通過(guò)實(shí)名認(rèn)證，可以進(jìn)一步保障電子印章的安全性和可信度。
生成與激活電子印章
服務(wù)商在審核通過(guò)后，會(huì)為企業(yè)生成專屬的電子印章。這枚印章包含了企業(yè)的數(shù)字證書(shū)，確保了印章的唯一性和不可篡改性。企業(yè)需按照服務(wù)商的指引，激活并下載電子印章到指定的安全存儲(chǔ)設(shè)備或系統(tǒng)中。
通過(guò)以上步驟，企業(yè)即可成功申請(qǐng)一枚電子印章。然而，在使用電子印章時(shí)，企業(yè)還需注意電子印章的權(quán)限管理、安全密碼等設(shè)置，以確保電子印章的安全使用。避免因不合規(guī)使用而產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)的合法權(quán)益。
按照上述流程，電子印章制作生成好之后，就可以使用電子合同簽約，進(jìn)入數(shù)字化簽約的時(shí)代了，趕快用起來(lái)吧。
