隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的飛速發(fā)展和跨區(qū)域企業(yè)的不斷壯大，企業(yè)面臨著員工數(shù)量龐大、工作區(qū)域分散、人員變動頻繁等多重挑戰(zhàn)。據(jù)最新權(quán)威統(tǒng)計，2023年就業(yè)人員數(shù)量高達7.4億，這一數(shù)字背后，企業(yè)HR部門的工作量也隨之激增。
繁瑣的入職、離職、轉(zhuǎn)崗流程，檔案管理，以及持續(xù)的招聘和培訓任務，占據(jù)了HR們的大量時間，使他們難以抽身專注于更具戰(zhàn)略意義的工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，如簽訂勞動合同和內(nèi)部文件傳遞，已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)管理的高效需求。
在此背景下，企業(yè)人力資源部門對數(shù)字化工具的需求日益迫切，他們希望通過新技術簡化事務性工作流，從而有更多精力專注于構(gòu)建敏捷組織、提升員工體驗和實現(xiàn)前瞻性戰(zhàn)略。電子合同，以其方便、高效、低成本和安全可靠等優(yōu)勢，成為了HR們的新寵。
電子簽名不受終端限制，支持WEB電腦、H5頁面、微信等多種平臺，能夠輕松實現(xiàn)與人力資源業(yè)務系統(tǒng)的無縫對接。企業(yè)部署電子合同后，效率顯著提升，員工入職歸檔流程僅需10分鐘即可完成。同時，無紙化辦公還大幅減少了紙質(zhì)耗材的使用，加快了不同分支機構(gòu)間員工材料的傳遞速度。
在監(jiān)管日益嚴格的今天，電子合同更能確保員工信息的真實性、勞動電子合同的合法性和可信度，以及內(nèi)容的完整性和責任的可追溯性。這些都是傳統(tǒng)人力資源管理方式所無法比擬的。因此，電子合同對于提升整個企業(yè)的管理和組織效率具有重要意義，它使HR工作更加規(guī)范、精簡，大大提高了管理效率。
盡管電子簽名和電子合同能夠大大簡化企業(yè)流程并賦能人力資源事務，但部分企業(yè)仍對信息數(shù)據(jù)的安全性心存疑慮。他們擔心電子合同的可靠性以及在糾紛發(fā)生時的法律效力。然而，實際上電子合同在司法和仲裁系統(tǒng)中均得到了廣泛采納和認可，沒有司法障礙。
電子簽名采用密碼技術對合同進行電子簽署，具有防篡改、防偽和可驗證性三大特點。對于電子合同服務而言，最重要的是在企業(yè)HR工作中體現(xiàn)數(shù)字信任，確保身份信息、合同文件、數(shù)據(jù)傳輸和業(yè)務信息的安全。國家已從法律層面充分認可了電子合同的效力，《合同法》和《電子簽名法》均明確規(guī)定了電子合同的法律地位。
目前，一些已公布的勞動仲裁案例也肯定了電子勞動合同的法律效力。在廣東、上海、福建、湖南等地人民法院審理的民事糾紛案件中，法院均受理了電子合同并維護了合同當事人的合法權(quán)益。
值得注意的是，很多人對電子簽名存在誤解，認為將紙質(zhì)合同拍照、掃描并存檔就是電子合同。實則不然，電子合同的概念與這種紙質(zhì)復制過程截然不同。為了確保電子合同在各方面的法律效力，電子合同服務提供了包括監(jiān)管審查、身份認證、簽名時間戳、認證公證、商業(yè)秘密保護、證據(jù)保全和CA認證等在內(nèi)的全方位法律支持。
其中，身份認證是電子簽名解決方案的首要任務，它必須能夠識別員工的真實身份并實現(xiàn)合同簽字人身份的在線驗證。在保證身份真實性的同時，也要確保個人隱私信息不被泄露。當員工簽署合同時，所有信息必須保持完整且可驗證，不能被未經(jīng)授權(quán)的系統(tǒng)或個人查看。這些都離不開密碼算法的支持，它使用戶和應用能夠在安全可信的數(shù)字環(huán)境中實現(xiàn)電子簽名。
此外，證據(jù)的可追溯性也是電子簽名的重要優(yōu)勢。如果員工不當面簽訂合同，就可能出現(xiàn)環(huán)境不可控、身份不可控以及證據(jù)難以收集等問題。而基于密碼算法的電子簽名更加可靠，且有《電子簽名法》作為法律支撐。
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