對于HR而言，日常工作中各類簽字蓋章文件數量龐大，文件管理堪稱一項艱巨任務。在紙質合同時代，合同歸檔、查找與存儲的繁瑣程度，讓不少 HR 苦不堪言，不僅耗費大量時間精力，還容易出現文件丟失、損壞等問題。
隨著電子合同的普及，簽約流程實現了全線上化，文件管理的效率與便捷性大幅提升。但部分 HR 仍受傳統思維束縛，糾結于電子合同簽署后是否還需打印成紙質文檔進行歸檔。實際上，這種做法既不可取，也無必要。
若想實現電子合同的安全妥善保存，無需將其轉化為紙質形式，只需達成以下關鍵目標：精準鎖定數據生成時間，有效驗證數據傳輸與存儲過程中未遭篡改，確保合同作為證據時具備司法采信效力。
合規可靠的電子合同平臺，如簽盾電子合同簽約平臺，充分運用區塊鏈、加密算法及時間戳等前沿技術，對合同簽署全流程進行全方位記錄。不僅能精確記錄簽署時間，還能對電子數據進行加密固化存證，從源頭杜絕數據被篡改的風險，保障簽署行為的真實性與不可抵賴性。在需要舉證時，平臺可出具具有司法效力的公證書與公證保管函，為合同的法律效力提供堅實保障。
將電子合同存儲于云空間，才是更為科學高效的管理方式。如此一來，既能避免紙質合同打印、存放占用大量空間，又能在需要時快速檢索、便捷打印，讓文件管理工作變得輕松省心。
