在了解如何做好合同管理工作之前,要先了解公司合同管理流程,一般來說,公司合同管理流程可以被分為合同準備、合同簽署、合同履行、合同歸檔四個階段。在每個階段,合同管理都會遇到不同的問題。
1、合同準備階段
這個階段,一般會在合同文本擬定過程中出現合同條款不完整、內容不嚴謹、甚至存在重大疏漏和欺詐等問題。
2、合同簽署階段
在簽署階段,企業合同審批流程非常的復雜,往往需要經過部門負責人、法務、管理層、財務等多層審批,不僅耗時長,還很容易影響合同簽署效率。另外,也極易存在合同被代簽、冒簽,合同印章管理不當,簽署后合同被篡改、遭泄露等隱患。
3、合同履行階段
在合同履行階段,人工管理不易跟蹤合同履行情況,重要節點無法及時處理,最終可能會導致合同糾紛的出現。
4、合同歸檔階段
由于企業合同種類多,數量巨大,合同管理員需根據合同類型對紙質合同一一進行編號,并根據需求分門別類存放至相應的儲藏柜中,比如按照公司分類,按照合同類別分類,或者按照時間分類等等。
為了保證合同管理的安全性,企業需準備獨立的存儲室進行合同管理。紙質合同容易受潮、易被蚊蟲叮咬、被咖啡等液體污染,同時人工管理過程中也稍有疏忽,就會導致合同被偷竊、被損毀、被篡改等狀況的發生。作為企業的合同管理人員,要保障合同安全,并且定期的對合同進行整理歸納。在這重復機械性的工作中極易出現人為失誤的現象,同時巨量的合同查找起來也十分不便。
所以,合同管理是非常重要的工作,企業中合同管理崗位都是挑細心的人來做,盡管這樣也容易出紕漏,因為合同量太大。一個企業合同管理的如何,也恰恰反映出企業的能力。一般合同管理人員需要經過專門的培訓才行,而且要制定細致有效的制度。合同涉及到公司的機密,是非常重要的。為了避免發生糾紛和疏漏,也要有監管制度,這樣才能保證合同管理人員不對合同做出違法的事。
根據我國《合同法》的有關要求,合同的基礎條文包含簽署雙方的名字、居所、合同書目地、質量、總數、酬勞和價錢、履行地址、履行限期及其履行方法、合同違約責任和處理異議的方式等相關內容。在合同管理的全過程中,利用軟件技術開展信息化管理工作,能夠更好地開展合同的審批,保證合同的合規性、合法性以及合理性。而信息化管理技術的關鍵在于合同在線管理系統,如簽盾電子合同系統。
電子合同在線高效便捷管理
1、提高合同簽署效率
簽盾電子合同不受時間和地域的限制,通過多種電子設備,可實現隨時隨地在線進行合同審核及簽署等操作,充分提高合同簽署效率,節省不必要的時間與人力成本。
2、合同安全簽署,適應多種需求
簽盾電子合同管理系統不僅可以滿足不同企業內部審批流程的需要,同時能實現更高效和更安全的簽署方式,支持多重驗證簽署方式,杜絕冒簽、代簽,合同被泄露、篡改等隱患。
3、合同在線管理便捷且安全,成本低廉
①合同歸檔:合同簽署完后,簽盾電子合同管理系統會自動通知歸檔人員入庫歸檔,歸檔信息包括了合同金額、起止時間、合同執行狀態等各標簽。
②合同檢索:簽盾電子合同管理系統支持關鍵詞搜索、按組織架構/文件類型分類快速查找,一鍵搜索讓文件歸類管理更便捷;
③合同借閱:合同被歸檔入庫后會自動加密,其他人如需查看則需要申請借閱權限,權限可細分至每位人員,也可按時效性開啟,到期自動回收閱讀權限;
④合同下載:電子合同簽署完后保存在云端存儲,企業可隨時隨地下載合同查看合同內容詳情。
4、在線簽署合同法律效力與紙質合同相同
《中華人民共和國電子簽名法》規定:可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。簽盾電子合同采用了實名認證技術、防篡改技術、 第三方取時技術,與紙質合同具有同等的法律效力。
合同管理是公司經營管理過程中的一項必不可少的重要工作,相比傳統的紙質合同管理流程,無論是性能還是效率,電子合同管理流程顯得更加方便快捷,也將更適合互聯網企業高速發展的需要。
