當下,數字化時代,對于企業的人力資源部門來說,每天需要重復處理大量的合同、文件等材料,加上企業人員的流動性大,一部分求職者的身份核實難,異地合同簽署不便,合同倉儲管理繁瑣,查閱不便以及印章也容易發生被盜風險等,一系列的問題導致人力資源部門的效率底下,成本卻不斷的在增加。
事實上,傳統紙質合同簽署方式已經無法滿足人力資源部門提高效率,快速發展的需求。對企業的其他部門也造成一定影響,導致業務進度緩慢,掉單,冒簽代簽行為時有發生,最終造成經濟損失。而隨著電子合同、電子簽名的出現,應用,這一問題得到了有效解決。
首先我們來看,在勞務合同的簽署上,紙質合同有哪些制約問題:
簽署量大時,分身乏術,導致效率低,成本高,管理難。尤其是在集團公司這些問題尤為明顯,各地有分公司,同時又在不斷擴大業務,新增分公司,辦事處,項目部,事業組等,人員招聘工作巨大,加上人員的流動,簽署量增多,紙質合同簽署流程不僅繁雜,而且層層審批耗費大量的時間,倉儲管理又需專人進行看管。
紙質合同簽署身份核實的問題是比較難解決的,尤其是當有人使用假身份證或異地簽署合同時,無法及時準確通過第三方機構有效的辨認其身份,一旦合同簽署,后續遇到問題,維權會變得比較困難。
紙質合同簽署時印章管理也是一大難題,印章的使用頻繁,誰用了,用來做什么均無法得到準確有效的記錄,因此,員工私自使用,冒簽代簽或者被有心之人盜用,刻制假章等事件無法避免。
電子合同,電子簽名是如何解決這些問題的呢,下面我們以簽盾電子合同為例,簽盾電子合同擁有自研的電子合同簽約平臺,幫助企業提供包括電子合同簽署、管理、存證等在內的全生命周期服務,不僅能讓企業節省合同打印、快遞、倉儲以及管理帶來的成本,而且大幅的提高呢企業的辦事效率,優化管理流程。
首先使用電子合同簽署,需通過電子合同訂立系統進行簽署,電子合同訂立系統提供實名認證功能,簽盾電子合同簽約平臺要求用戶提供企業營業執照、法人或個人身份證明,手機號,人臉識別等在內的信息,確保了用戶的身份信息是真實有效的,同時針對認證用戶,ca認證機構也會頒發數字證書,獲取有效的電子簽名。
其次,電子合同的簽署全程都在線上,從電子合同文本草擬,到上傳電子合同,發起合同簽署,合同管理等都在電子合同訂立平臺上完成,可以說,電子合同平臺實現了企業合同簽署及其業務管理的全程的數字化、電子化。通常來說,一份電子合同的簽署時間快至1-3分鐘,其成本在2-7元之間,而紙質合同基本在20元左右,相比之下,降低了80%。
最后是在存儲安全上,紙質合同的存儲是采用紙質合同原件,量大時容易堆積,并且紙張年久易破損,堆積之后查閱也非常不方便。電子合同簽署采用電子信息數據傳輸,存儲。無需占用物理的倉儲空間,而且在簽署以及存儲過程中,通過電子簽名、區塊鏈、時間戳等技術手段,對簽署的電子數據進行加密上鏈,固化文件。確保了數據不被篡改,保證了數據的完整性,安全性。相比之下,電子合同數據存儲安全性要高許多。
