如今,互聯網信息技術的飛速發展,讓電子簽名、電子公章等應用得以廣泛的推廣,作為數字化、信息化辦公的重要工具,電子公章因其使用便捷高效,防偽造等優勢,逐漸代替實物公章成為眾多企業的首選。那么,相較于實物公章管理,電子公章在管理上有哪些優勢,需要注意什么呢?
1、電子化管控,管理更高效便捷
電子公章也叫電子印章,它是電子簽名有效的表現形式,通過數字技術來模擬實物印章,使其具備與實物印章相同的可視效果和法律效力。因此,可靠的電子公章要符合《電子簽名法》的要求,即能夠識別簽名人身份;認可簽署內容以及簽名不可被篡改。
電子公章通過電子印章平臺或電子合同簽署平臺進行管控,選擇企業內部可信賴的員工作為管理員進行管理,需要用章時,管理員可設置用章人的權限,授權其使用公章,在整個用章過程無需管理員監督,平臺即可記錄用章人整個的用章過程,可隨時查看,一旦發生用章問題,可追溯,且不可抵賴。
2、防止偽造,保障用章使用安全
實物印章容易出現偽造、私刻的問題,且無法避免。而電子印章相比較而言,有效的杜絕了偽造、私刻等問題的發生。首先電子印章是通過數字技術手段制作生成,其次利用數字認證以及電子簽名技術,保障了用章人的身份是真實有效的。最后,在線合同文件的簽署需要通過電子簽章系統,在簽署前,系統會要求簽署人進行實名認證,即提交有效的企業營業執照相關資料以及法人或個人有效的身份信息,人臉識別等,再由公安部、工商局等管理部門進行數據比對確認,ca認證機構頒發數字證書,確保了簽署主體的身份是真實的。
電子公章的應用符合當下數字經濟的發展,幫助企業以及政務服務提高了效率,降低了成本。當然在管理過程中,需要注意的是公章賬戶的管理人選擇要確保可信,然后嚴格的把控公章的使用權限,不要濫用權限,針對需要的員工進行授予,以確保員工工作能夠正常開展,此外,要做好離職人員的權限回收,避免出現離職人員還能使用企業電子公章的情況。
