合同簽署是公司經營管理環節中的重要一環,它是公司建立合作關系的憑證,取得效益的橋梁。但常常業務的合作推進,容易耽誤在合同簽署環節上,或者因為合同管理不到位,而引發合同糾紛。可以說,做好合同簽署與管理工作是可以為公司提效的,并且避免合同簽署與管理的風險。
目前,合同簽署管理過程中存在哪些問題?
首先是使用紙質合同時簽署管理效率低,管理成本高。紙質合同簽署不僅需要打印、審批、郵寄等一系列的繁雜的簽署流程,而且涉及異地簽署問題,常常會拉長合同簽署周期,影響業務的推進。在合同管理過程中,涉及大量合同管理的情況下,合同歸檔容易搞亂,查找不便,丟失等問題都有可能發生。
其次,使用紙質合同時簽署管理數據過程中,容易被篡改合同內容以及偽造印章。紙質合同在傳輸過程中,一旦出現審核漏洞,容易被人為進行篡改,同時實體印章天然容易被偽造導致假章泛濫,無法杜絕,帶來合同糾紛風險。
那么,企業要如何做好合同簽署管理工作呢?
通過簽署電子合同解決紙質合同簽署管理過程中的一系列問題。首先電子合同解決了異地簽署問題,簽署雙方無需面對面,也無需郵寄,通過電子合同簽署平臺,在線上進行操作,一方發送電子合同簽署邀約,另一方受到電子合同后,進行意愿確認,再簽字蓋章,一份電子合同就算簽署完成,整個過程快至幾分鐘完成,非常的便捷且高效。
其次,電子合同解決了內容篡改,印章偽造等問題。電子合同簽署通過電子簽名、實名認證等方式,確保了簽署主體的身份是真實有效的,并且獲取可靠電子簽名需要先實名認證,然后經過數字認證機構進行確認,才能使用電子簽名。電子簽名在使用過程中,是無法進行偽造的,并且使用時需要再次確認當事人的身份,確保了合同簽署是本人操作,以及真實意愿的表達。
最后,電子合同的管理也無需占用倉儲空間,采用電子數據的形式存儲在云端服務器,歸檔整理也只需在平臺上進行操作,非常的簡單易上手,且操作非常的快速,即使需要整理大量的合同文件,也能實現快速歸檔。
