在公司的經營管理環節中, 各個環節都會與合同、簽章有關聯,這就導致了長久以往在使用紙質文件簽章時,存在合同管理難,人工成本高,存儲有風險等問題。而隨著數字化、信息化的發展,數字應用工具讓企業邁向了無紙化時代,其中解決合同管理問題的主要應用工具便是電子合同、電子簽名。
紙質合同管理過程中存在哪些問題?
1、合同累計量大,管理成本高
企業發展到一定階段時,需要涉及的合同種類繁多,且簽署累計的量大,通常需要設立專門的合同管理崗位進行管理,同時為了合同管理的安全,往往還專門準備獨立的存儲室進行保管,因此,無論時人工成本,還是倉儲成本都非常的大。
2、手動歸檔整理,查找,效率低
企業的合同種類繁多,需要管理人員對合同進行分門別類,一旦累計簽署的量大,在合同歸檔整理的過程中,難免出現錯漏的問題,同時歸好類的合同放在倉儲室,長久之后要再次查找也是一件非常費時間和麻煩的事情,導致效率低。
3、合同管理容易出現偽造、篡改、丟失等風險
紙質合同在管理過程中,一旦監管不嚴,容易被別人趁機篡改或者重新偽造假的合同進行牟利,帶來一系列的法律風險,而且長年累月的不進行打掃整理,也容易出現丟失或損壞的問題。
電子合同、電子簽名的出現能很好的解決這一問題。
首先電子合同使用需要雙方簽署人在電子合同簽署平臺上進行實名認證,提交企業的營業執照、法人或個人的身份信息、人臉識別等,然后由ca認證機構頒發數字證書,予以證明其身份是真實有效的,確保了簽署雙方在使用電子簽名時,其簽名人的身份可追溯,不可抵賴。
其次,電子合同實現了全程在線簽署,無需消耗紙張、也無需面對面,解決了異地合同簽署的問題,此外,雙方通過電子合同簽署平臺簽署,整個過程只需要1-3分鐘就能簽署完成,非常的高效且便捷。
最后,電子合同讓合同管理更加的智能化,節省成本,降低風險。電子合同存儲通過電子數據的形式,存儲在云端服務器以及第三方存證機構,使得電子數據管理更加便捷,無需擔心合同丟失、損壞,一鍵歸檔查閱功能,可以非常快速的對合同進行整理和查找。同時通過區塊鏈、時間戳等技術手段,對電子數據保全,使得電子數據存儲更加的安全可靠。
